5 Ideen für ein erfolgreiches (kreatives) Meeting

In den vergangenen Monaten und Jahren haben wir viele interessante Einblicke in unterschiedliche Meeting-Stile und -Strategien bekommen dürfen. Darunter viele Gespräche und Beratungsprojekte mit Start-Ups, Unternehmern und Agenturkollegen.Dies hat uns auf einige Ideen gebracht. Sie klingen auf den ersten Blick erstaunlich simpel, fast schon plump, sind aber in der Anwendung und der konsequenten Umsetzung umso mächtiger.

In den folgenden fünf Tipps haben wir euch die fünf Tools herausgesucht, die uns am besten gefallen haben und aus denen wir bisher in unserem Unternehmen den größten Mehrwert gezogen haben.

Prinzipien

Ein Kollege von uns berichtete, dass er in seinem ehemaligen Unternehmen einen neuen Vorgesetzten ins Team bekam. Alle waren gespannt wie das erste Meeting verlaufen würde. Dieser begann das Meeting zum Erstaunen aller nicht etwa mit einem Update zu seinem neuen Führungsstil oder der Lage des Unternehmens, sondern er sprach über die Prinzipien, die in Meetings gelebt und durchgeführt werden sollten. Es handelt sich um eine sehr elegante Form, um als Führungskraft im Meeting die erste Phase des Phasenmodells von Bruce Tuckman anzuwenden: Forming – Storming – Norming – Performing. Auch wenn das Vorgehen und vor allem die Zeit, die im ersten Meeting für das Festlegen gemeinsamer Meeting-Prinzipien aufgewendet wurde, auf alle Anwesenden zuerst befremdlich wirkte, war der Output der investierten Zeit nach den Angaben meines Gesprächspartners durchaus bemerkenswert.

Die folgenden Meetings waren deshalb produktiver, weil die Anwesenden sich nicht inGrundsatzdiskussionen verstrickten und es klare Prinzipien dafür gab, „WIE“ jedes Meeting ablaufen sollte. Der Output dieser gelebten Methode ist, dass effektiver Ergebnisse in der selben Zeit des Meetings produziert werden, da man die verfügbaren Ressourcen auf die wichtigen Aufgaben und nicht auf Administratives hinund her fokussiert.

Zielsetzung

Ein aus dem „Harvard Konzept“ stammender Begriff in der Verhandlungslehre ist das BATNA. Ein Meeting ist im Grunde nichts anderes, als eine Verhandlung über das weitere Vorgehen in einem Projekt, einem Prozess oder dem grundsätzlichen Update aller Beteiligten. Es wird dabei über das weitere Vorgehen, Maßnahmen, etc. verhandelt. Darum kann man auch hier Tools aus der Verhandlungslehre anwenden. BATNA steht für: „Best Alternative To A Negotiated Agreement “. Also: Was ist mein minimales Ergebnis, welches es zu erreichen gilt, ohne dass die Verhandlung mangelskonstruktiven Ergebnisses als gescheitert zu betrachten ist.

Angewendet in einem Meeting sieht das so aus, dass sich die Führungskraft und jederandere Anwesende die Frage stellen sollte: „Was ist das Minimalergebnis, das wir hiererreichen müssen?“. Genauso andersherum: „Was soll der Output unseres Meetings heute sein“. Unserer Meinung nach ist ein Meeting gescheitert, wenn es ohne konkrete Ergebnisse und nur mit der Aussage: „ ...dann besprechen wir das noch im nächsten Meeting...“ endet. Daher muss man sich überlegen, welches angestrebte Maximal- und Minimalziel im Meeting erreicht werden soll. Wenn beides nicht erreichtwird, sollte dem Fehler nachgegangen werden und alles dafür getan werden, diesen im nächsten Meeting zu vermeiden.

Prozesslandkarte für Gesamtbetrachtung nutzen

Wo befindet sich das Meeting Thema im gesamten Prozess? Diese wichtige Frage lässt sich in der Vorbereitung eines Meetings sehr gut visuell durch eine Prozess-Landkarte abbilden. Mit diesem Tool zum Beispiel Thomas Köneke in seiner Prozessberatung sehr erfolgreich.

Der Vorteil ist: Der Prozess wird visualisiert und so kann man konkret sehen, was im Fall das Meeting Thema prozessseitig noch tangiert und welche Themenpunkte dazu passend auch erwähnenswert sind. Eine Abteilungs-Prozesslandkarte dient darüber hinaus dazu, Synergien visuell zu erkennen und so das Einsparpotential durch irrtümliche Doppelstrukturen oder unangemessene Maßnahmen entdecken zu können.

Auswahl der Anwesenden

Ganz banale Frage, aber gerade deshalb vielleicht auch nicht häufig genug gestellt: Wer sollte im Meeting eigentlich wirklich dabei sein? Diesen Fehler haben wir selbst früher sehr gerne gemacht. Einfach aus der Überlegung: wenn jemand im Meeting dabei ist, muss man ihn danach nicht über die Ergebnisse unterrichten und kann von ihm als Input-Ressource im Meeting profitieren. Anders herum gedacht hat das aber den großen Nachteil, dass man Menschen im Meeting sitzen hat, die die Zeit mehr oder weniger als Hörbuch konsumieren und sich aufgrund der Größe der Gruppe oderintensiver Diskussionen Dritter nicht einbringen. Das ist völlig unproduktiv und wertetauch das Format Meeting als solches ab - von der verblasenen Arbeitszeit ganz abgesehen.

Darum empfehlen wir nur Meeting-Teilnehmer einzuladen, die das Meeting während des Gesprächs und in der anschließenden Umsetzung der besprochenen Punkte konkret voranbringen werden. Für die nicht Anwesenden muss ein Protokoll und Kommunikationsprozess so aufgebaut sein, sodass die Ergebnisse und die daraus resultierenden Handlungsanweisungen klar verständlich sind. Darüber hinaus müssenein Kanal und Raum für etwaige Rück- und Nachfragen existieren.

Vorbereitung aller Teilnehmer

Meetings entwickeln manchmal eine seltsame Eigen-Dynamik, welche dazu führt, dass sich bei den Anwesenden oft nur einige, wenige Meinungen und Diskussionsstandpunkte herauskristallisieren. Grund hierfür ist oftmals eine Gruppendynamik, die dafür verantwortlich ist, dass Menschen Ihre Meinung kritisch vor dem Kontext der Vorredner reflektieren und in Folge dessen zu dem Schluss kommen, dass ihre Meinung vielleicht doch nicht so zählt. Hier sind wir wieder beim Norming, der zweiten Phase von Tuckmans Phasenmodell, welches die Vorbereitung des eigenen Standpunkts aller Punkte jedes Anwesenden zum Inhalt hat. Wichtig ist es hier die Norm aufzustellen, dass jede Meinung zuerst einmal angehört wird und erst danach die Diskussion starten darf. Damit jeder, unabhängig von Position und anderen Faktoren seine Meinung oder Standpunkt zu einem Thema kundtun kann, empfiehlt sich die Regel, dass jeder seinen initialen Beitrag zum Meeting schriftlich festhalten und dann vortragen muss. So schaffen Sie einen Prozess, in dem jede Idee gehört und nicht durch Vorredner gefiltert wird. Nach diesem Einstieg kann dann eine konstruktive Diskussion auf Basisder definierten Prinzipien stattfinden.

Wie wendet ihr in euren Unternehmen die oben genannten oder andere Punkte an? Wir freuen uns auf euer Feedback!