Unternehmen können auf viele verschiedene digitale Tools zurückgreifen, um Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, die interne Kommunikation zu organisieren oder den Workflow zu verbessern. In diesem Blogeintrag stellen wir ein paar Tools vor, die wir selbst in unserer Agentur täglich effizient nutzen.

Tool 1 Kommunikation: Slack

Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst und dient zur Kommunikation im Team. Das Tool bietet verschiedene Funktionen wie zum Beispiel Channels oder Direktnachrichten an. Die Channels sind ähnlich wie WhatsApp-Gruppen, in denen man mit mehreren Personen kommunizieren kann. Zusätzlich kann man in den Channels Threads zu bestimmten Themen eröffnen, über die man sich nochmal extra austauschen kann. Slack bietet auch die Funktion Anhänge (auch größere Dateien) an andere Personen zu verschicken. Diese Anhänge findet man ganz leicht in einem Verzeichnis wieder und kann sie jederzeit aufrufen. Ein weiteres Feature ist die Kopplung mit einem anderen Programm. Wir als Agentur haben unser CRM Programm Teamgrid, was wir euch als nächstes Tool vorstellen werden, mit Slack gekoppelt. So bekommt man Bescheid, wenn man beispielsweise eine neue Aufgabe zugeordnet bekommen hat oder in einem Task erwähnt wurde. Diese Benachrichtigungen kann man unter persönlichen Einstellungen filtern, sodass man zum Beispiel nur Benachrichtigungen bekommt, die einen selbst und nicht andere Teammitglieder betreffen.

Fakten

• Funktion: interne Teamkommunikation
• Kosten: kostenlose Version, Standard Version für 7,50€ pro Benutzer/Monat, Plus Version für 14,10€ pro Benutzer/Monat
• Vorteil: leichte Bedienung
• Nachteil: komplexer Aufbau Mehr
• Link: www.slack.com

Tool 2 CRM und Projektmanagement: Teamgrid

Für die Kundenkommunikation und Verwaltung der Projekte verwenden wir Teamgrid. Dieses Tool ist noch relativ neu auf dem Markt, verbindet aber die wichtigsten Funktionen miteinander: Kundenverwaltung, Historienverfolgung und Projektmanagement. Jeder Mitarbeiter sieht auf einen Blick, was er zu tun hat und kann anderen offene Punkte, also Aufgaben, zuweisen. Nach einer kurzen Einweisungszeit ist es leicht verständlich, ist intuitiv in der Benutzung (z.B. das Verschieben von Aufgaben) und hat ein schickes Design. Teamgrid gibt keine eigenen Workflows vor. So kann sich jedes Unternehmen seine Prozesse selbst erarbeiten.  Ein weiteres Feature von Teamgrid ist die Zeiterfassung. Wenn man an einer offenen Aufgabe gearbeitet hat, kann man über diese direkt die benötigte Zeit buchen. Außerdem kann man Teamgrid mit der Telefonanlage verbinden und so sehen wer anruft und wie lange das Gespräch dauerte. 

Fakten

• Funktion: CRM und Projektmanagement
• Kosten: Starter Version für 5€ pro Benutzer/Monat, Professional Version für 10€ pro Benutzer/Monat,  Business Version für 15€ pro Benutzer/Monat
• Vorteil: einfach zu bedienen 
• Nachteil: App Lösung fehlt noch 
• Link: de.teamgridapp.com

Tool 3 Datencloud: Box

Box ist dem Anbieter Dropbox sehr ähnlich, jedoch speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten. Sie dient zur Speicherung von Daten, auf die jeder im Team zugreifen kann. Die Daten können einfach von der Festplatte in die Cloud geschoben werden. Ein praktisches Feature der Box ist die Versionierung. Wenn eine neue Version einer Datei hochgeladen wird, wird die Letzte überschrieben. So können bis zu 50 Versionen einer Datei gleichzeitig gespeichert werden. Box wurde extra für Unternehmen konzipiert und hat somit einen Vorteil im Bereich Rechte- bzw. Teammanagement. So kann der Admin entscheiden, wer, welche Zugriffsrechte auf bestimmte Ordner hat. 

Fakten

• Funktion: Datencloud
• Kosten: Starter Paket für 4,50€ pro Benutzer/Monat, Business Paket für 13,50€ pro Benutzer/Monat, Business Plus Paket für 22,50€ pro Benutzer/Monat      
• Vorteil: DSGVO Zertifizierung möglich
• Nachteil: einige Funktionen speziell für Mac OS noch nicht ausgereift
• Link: www.box.com

Tool 4 Social Media Management: Trello

Brauche ich ein Tool für die Verwaltung meiner Social-Media-Aktivitäten? Diese Frage sollte sich jedes Unternehmen selbst beantworten. Wenn beispielsweise nur die eigene Facebook Seite bespielt werden soll, ist ein zusätzliches Tool unnötig. Um Facebook und Instagram Postings mit unseren Kunden abzustimmen und die Redaktionspläne übersichtlich zu planen, nutzen wir Trello. In Trello können Postings und ihr Veröffentlichungsdatum vorgeplant werden. Der Nachteil von Trello ist, dass die Beiträge nicht direkt gepostet werden, es handelt sich also wirklich "nur" um ein Planungstool. Das birgt jedoch auch den Vorteil, dass keine API bedingten Fehler in Postings in den verschiedenen sozialen Netzwerken vorkommen. Denn nicht alle Netzwerke bieten die gleichen Funktionen an: mehrere Fotos als Galerie anzeigen, Hashtags, @Verlinkung, etc.).

Fakten

• Funktion: Verwaltung der Social-Media-Aktivitäten
• Kosten: kostenlose Version, Business Class für 9,99$ pro Benutzer/Monat, Enterprise für 20,38$ pro Benutzer/Monat
• Vorteil: sehr übersichtlich
• Nachteil: veröffentlicht die Postings nicht direkt
• Link: www.trello.com

Tool 5 Buchhaltung: sevDesk

SevDesk ist unser Rechnungs-/Buchhaltungsprogramm. Man kann sein Bankkonto anknüpfen, direkt Buchungen vornehmen, dem Steuerberater über Datev Daten freigeben, Angebote erstellen, Rechnungen schreiben und vieles mehr. Ein Vorteil ist, dass man die Templates für Angebote und Rechnungen selbst gestalten kann (Platzierung, Schrift, Farbe und Design). Außerdem gibt es einen Abgleich zwischen den gestellten Rechnungen und den Bankdaten. So werden bezahlte Rechnungen direkt ausgebucht, Teilrechnungen aus Angeboten erstellt und die Stati der entsprechenden Dokumente an die durchgeführten buchhalterischen Handlungen angeglichen.

Fakten

• Funktion: Rechnungs-/Buchhaltungstool
• Kosten: Paket „Rechnung“ für 7,50€ pro Benutzer/Monat, Paket „Buchhaltung“ für 15€ pro Benutzer/Monat, Paket „Warenwirtschaft“ für 43€ pro Benutzer/Paket   
• Vorteil: Rechnungsabgleich mit Ausbuchung
• Nachteil: lange Einweisungszeit, Vorkenntnisse über Buchhaltung notwendig
• Link: www.sevdesk.de

Tool 6 Newsletter: Cleverreach

Als Newsletter Tool benutzen wir Cleverreach. Hier können wir mit unserem Agentur-Account Kundenprojekte verwalten und Templates selbst gestalten. Für alle, die ein bisschen was von Programmierung verstehen, ist der Umgang mit Cleverreach kein Problem. Das Tool beinhaltet unter anderem auch voll automatisierte Mailings und die Tracking und Reporting Funktion mit ausführlichen Statistiken zu Öffnungs-, Klick- und Abmelderaten. 

Fakten

• Funktion: Newsletter Tool
• Kosten: kostenlose Version, Monats-Tarife ab 15€
• Vorteil: gratis Version oft vollkommen ausreichend
• Nachteil: Monatstarife können relativ teuer werden
• Link: www.cleverreach.com/de

Tool 7 Datenfreigabe: Filestage

Neben der täglichen Kommunikation mit Kunden per Mail benutzten wir zusätzlich das Tool Filestage. Hier laden wir Grafiken, Entwürfe und Designs in einem passwortgeschützten Kundenordner zur Abnahme hoch, sodass unsere Kunden direkt und gezielt Wünsche und Ideen formulieren können. Die Kunden haben die Möglichkeit direkt im Browser die Dateien zu kommentieren und/oder Änderungswünsche einzuzeichnen. Außerdem kann der Kunde Projekte in Filestage freigeben. So verhindern wir, dass es zu Missverständnissen etwa bei Druckfreigaben kommt. Über neue Versionen eines Projekts in seinem Filestage-Ordner wird der Kunde automatisch per Mail informiert, sodass hier im Sinne unseres Kunden ein maximal flüssiger Workflow stattfindet. Filestage erleichtert als Tool die Kommunikation zwischen Kunde und uns als Agentur enorm, da der Prozess zeitsparender und deutlich weniger fehleranfällig ist.

Fakten

• Funktion: Kommunikation mit Kunden
• Kosten: Starter Version für 99€ im Monat, Agency Version für 199€ im Monat
• Vorteil: zeitsparender Prozess
• Nachteil: Agenturversion relativ teuer
• Link: www.filestage.io

Noch mehr Informationen zu den vorgestellten Tools gibt es in unserer aktuellen Ausgabe des Agenturpodcasts: Marketingvulkan. Hier unterhalten sich Alexander und Jan ausführlich nochmal ausführlich über die Tools.